Tạo ra một văn hóa phản hồi không chỉ là chìa khóa cho sự phát triển nghề nghiệp của bạn mà nó còn là động lực quan trọng nhất tạo nên các kết quả tích cực về tổ chức, đặc biệt trong các hoạt động đội nhóm cũng như nâng cao kỹ năng giao tiếp.
Ngày nay, phản hồi không chỉ dừng lại ở một kỹ năng thông thường, nó đang được xây dựng lên để trở thành một văn hóa mang tính biểu tượng của mỗi doanh nghiệp và của mỗi cá nhân.
#1. Lắng nghe và phản hồi để thể hiện sự tôn trọng, lịch sự
Từ những giao tiếp qua email, tin nhắn đến các cuộc họp, các buổi trao đổi thì việc lắng nghe và phản hồi thể hiện sự tôn trọng với người đối diện, với đồng nghiệp, với tổ chức.
Không có ai muốn sau mỗi lần mình truyền đạt, lại nhận được bầu không khí im lặng. Cho dù chỉ là một dòng tin nhắn xác nhận, hay những phản hồi trực tiếp mang tính trao đổi, góp ý thì chắc chắn nó sẽ là sự cổ vũ, động lực, và cũng là sự tôn trọng tối thiểu bạn cần có dành cho đối phương.
Lắng nghe và phản hồi là cách thể hiện sự tôn trọng đối với mọi người
Hãy lắng nghe một cách chăm chú và phản hồi lại một cách rành mạch, rõ ràng, tập trung vào đúng vấn đề. Đây sẽ là chìa khóa cho cuộc đối thoại thành công.
Bên cạnh đó, hành động đưa ra phản hồi còn ngầm khẳng định bạn là người có văn hóa, có trình độ.
#2. Phản hồi nhanh chóng và hướng tới tìm ra giải pháp
Tốc độ phản hồi chính là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc đối thoại. Đừng để đối phương phải chờ bạn quá lâu. Ngoài ra, phản hồi nhanh chóng cũng giúp cuộc đối thoại trở nên nhẹ nhàng và dễ chịu hơn. Việc đưa ra phản hồi sớm giúp giảm thiểu sự lo lắng của cả 2 bên.
Trong phản hồi, thường sẽ chia ra thành 2 cách:
+ Phản hồi xây dựng (hay còn gọi là phản hồi tích cực)
+ Phản hồi theo kiểu “khen và chê”
Tuy nhiên, hãy luôn tích cực. Đây là một kỹ năng bạn cần biết. Tích cực ở đây không phải là những lời khen sáo rỗng, mà nó là cách ứng xử của bạn trước việc tiếp nhận và phản hồi thông tin. Có khen, hãy khen chân thành và giàu cảm xúc. Và nếu có không hài lòng, hãy phản hồi đúng mực, trên tinh thần xây dựng và cùng phát triển.
Kỹ năng phản hồi tích cực giúp thúc đẩy đội nhóm, luôn hướng tới việc thẳng thắn chia sẻ vấn đề nhưng đồng thời đề xuất giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề đó. Từ đó, sợi dây “khoảng cách” sẽ được rút ngắn lại, và tinh thần đoàn kết, vì tập thể, mục tiêu chung sẽ được nâng cao. Hãy luôn nhớ, gắn phản hồi vào mục tiêu chung, như vậy bạn sẽ luôn khách quan trong cách nhìn nhận và giải quyết mọi vấn đề.
#3. Phản hồi trung thực, chân thành với khách hàng, đối tác để giữ UY TÍN cho doanh nghiệp
Trong kinh doanh, yếu tố phản hồi khách hàng vô cùng quan trọng. Nếu bạn để lại được dấu ấn qua những phản hồi, bạn đã giúp công ty có được lượng khách hàng trung thành, cũng như gia tăng Uy tín của chính Doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu từ việc lắng nghe, tiếp nhận mọi thông tin, dữ liệu một cách cẩn trọng, sau đó sắp xếp lại và tiến hành xử lý thông tin. Nên nhớ, sự trung thực, chân thành khi bạn truyền tải đến khách hàng chính là yếu tố quyết định đến thành bại trong phản hồi.
Mỗi hành động thực hành việc xây dựng văn hóa phản hồi là góp phần vào sứ mệnh của công ty, trở thành doanh nghiệp UY TÍN đối với đối tác, khách hàng, đồng nghiệp, cộng đồng, xã hội.
Phản hồi khách hàng một cách nhanh chóng, trung thực sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng có uy tín và phát triển
#4. Xây dựng thói quen phản hồi
Để phản hồi trở thành một thói quen, bạn cũng cần bắt đầu từ những điều đơn giản và thực tế nhất:
+ Cần tập trung và luôn trong tâm thế lắng nghe, chủ động. Hãy thử trong 30 ngày và theo dõi hiệu quả đạt được
+ Hãy kịp thời: gắn kết thói quen mới với một thói quen cũ
+ Sự liên tục: hành động thường xuyên dù chỉ là những phản hồi đơn giản nhất
+ Cụ thể hóa bằng hành động: hãy nói với đối phương một cách chính xác về những gì họ cần. Điều này đảm bảo rằng phản hồi của bạn là thực tế, không mơ hồ, vòng vo.
+ Phản hồi cần gắn với mục tiêu: điều này sẽ gia tăng chất lượng của cuộc đối thoại và giúp 2 bên thoải mái hơn khi chia sẻ.
Cuối cùng, để Phản hồi thật sự trở thành một Văn hóa đẹp, mỗi cá nhân chúng ta cần chủ động đưa ra ý kiến của bản thân và đừng bao giờ sợ sệt khi nói ra. Hãy học cách phản hồi từ những việc đơn giản nhất và tự tạo cho mình thói quen phản hồi linh hoạt trong mọi trường hợp, điều đó giúp bạn nâng tầm kỹ năng giao tiếp của chính mình cũng như tạo được dấu ấn tốt đẹp trong lòng mọi người xung quanh. Đây cũng là bí quyết thành công cần có, đặc biệt trong mọi hoạt động giải quyết công việc.
